作業効率化
2018/09/02
始めに
先延ばしにしている要因
やらなければならないことの前にハードルがたくさんあるから。
タスクが山積みでやりたいことをやるのも億劫になる。
対策
イヤな事はやりだすとイヤではなくなる
気の重いタスクを片付けるには少しだけでも始めてしまうとその後さくさく進む。
ある行動を終えたら次回のために環境を整える
リセットされた状態であればやらなくてはならない事が整理され、まよわずスタートできる。
休む
無理にでも何も考えない時間をつくる
インターネットとテクノロジーの進化で、仕事の事を全く考えない環境に身を置く事が難しい。気分の切り替えして集中力をたもつ。
マルチタスク
基本マルチタスクは不可能
常に3つのことを考えるというのはほとんど不可能。
マルチタスクを行っていると思い込んでいるのは1つずつの作業を素早く行い、素早く切り替え、連続してつなげているから。
ながら作業は効率アップの大敵
SNSを見ながら勉強する、音楽を聴きながら仕事をする、スマホを見ながら食事をする。他のことをしながら作業をした場合、脳の回転や集中力など、全ての面で生産性は40％下がり、ひとつの作業を終えるのにかかる時間と作業ミスが起きる確率が50％増えてしまいます。
脳にストレスがかかる
ある作業から別の作業へ何度も注意を切り替えると、その度に時間に対するプレッシャーは増え、常に時間に追われているように感じてしまう。
マルチタスクは集中力低下の原因となり、常に時間に追われている感覚を生み出す
常に1つの仕事のことだけ考える
Aの仕事をしているときはAのことだけ考え仕事に集中する。
その仕事に一区切りがついてBの仕事に移るときには、頭の中を切り替える。
つまり、頭の中にあるのは常に1つの仕事のことだけ。
タスクが複数ある場合は、時間を区切って一つずつタスクに集中する事で、短時間ですべてを終わらせる。
タスク管理
あなたの時間不足は「錯覚」です
実際には毎日の作業をこなすだけの能力を持っているのに、物理的な時間が足りていないかのように思い込んでいるだけ。
やることが多すぎて何から手をつけていいかわからない
どこから手をつければいいのかわからなくなってやる気がうせる。
何から手をつけるべきかが見えると仕事がしやすくなる。
まずは深呼吸やコーヒーブレーク
やることが多すぎている状況ですので、ここで５分落ち着いたとしても、状況は悪化しません。
それよりも、落ち着いて冷静になる時間を取るほうが重要です。
仕事を分解して作業の洗い出し
その日のうちにやるべきことをタスクリストに分解して書き出してみる。
・できるだけ細かく
・大きいタスクは細分化する
・緊急度でタスクを分類する
・いつ期限がくるか
・期限が明確ではない場合は確認して明確にする
視覚的に分類する
それぞれの仕事について細かい進捗状態や課題などを目に見える形で記録して分類する
相手がいるタスクを分類する
自分だけの作業で終わるのか、相手とのやり取りが発生する作業なのかを切り分ける。
優先順位（段取り）をつける
たとえ途中で脱線しても頭の中を整理されているので戻るべき本線を見失わずに済む。
実はやらなくてもいいタスクを分類する
実は重要ではないやらなくてもいいんじゃないかというタスクは常に潜んでいる。
タスクとして挙がった段階では必要だと思っていたが、いま考えると必要ないというものがあるので思い切って断捨離する。
常に1つの仕事のことだけ考える
仕事に取りかかる前にその日のタスクを着手する順番に並べ替えておき、あとはこの順番に沿って脇目もふらずに後は順にこなして行くだけ。
時間配分をする
お願いできるタスクはお願いする
分類、タスクも捨てました、時間配分もした、でも絶対終わらない。
そんなときには上長、同僚、部下誰でもいい協力を求める。
まずは状況の説明をして、整理したタスクの内容を見せて、協力を求めましょう。
対策
タイマーを使う
タイマーの間隔はひとつの作業につき30分を超えないように設定しておく。
どんなに調子がよいときでも、タイマーが鳴ったら必ず作業を切り替える
タスクがでたらその時に記録する
やることをリストしておけば頭の片隅に置く必要がなくなるので身の前の作業に集中することができます。
手帳やスマホが完璧にしてくれているという安心感が、仕事への集中力を生んでくれる。
設備投資
セカンドモニタを使う
テンプレートを利用する
デザインテンプレートを作り、次回一から作らない
スペニットを利用する
よく使うコードは保存しておくと、次に使うときはクリックやコピペするだけで再利用できるので便利です。
ショートカットを利用する
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